Controleren via prestatiemetingen … vaststellen en evalueren

Prestatiemetingen concentreren zich op concrete prestaties of resultaten van de organisatie. Deze vormen de centrale focus van de prestatiemeting.

Vooral het klassieke, rationele en het kwantitatieve managementperspectief hechten veel belang aan de aanwezigheid en ontwikkeling van deze technische expertise.

Instrumenten: indicatoren en normen

Een indicator geeft een aanwijzing over de staat en de toestand van het desbetreffende doel en/of plan.

Eenvoudige doelen/plannen kunnen via 1 of slechts een beperkte set van indicatoren worden gecontroleerd op hun realisatie. De toestand van complexe doelen/plannen noodzaakt meestal meerdere indicatoren.

Zie voorbeeld p.231!

Stap 1:

Je moet vanuit de concepten en vooral de kernconcepten van het doel in kwestie indicatoren ontwikkelen. Om gepaste indicatoren te ontwikkelen moeten deze concepten en kernconcepten dan ook worden uitgeklaard. Dit is niet altijd eenvoudig.

Stap 2:

Je moet een indicator identificeren die bij de omschrijving of definitie past. Hierbij zijn er diverse soorten van indicatoren.

Input, throughput en output indicatoren:

Inputindicatoren/middelenindicatoren hebben betrekking op de middelen die werden aangewend om de activiteit/prestatie te realiseren.

Zie voorbeeld p.232-233!

Throughput indicatoren/procesindicatoren hebben betrekking op de inspanningen die tijdens de prestatie worden geleverd.

Zie voorbeeld p.233!

Outputindicatoren/resultaatindicatoren hebben betrekking op het uiteindelijke resultaat van de prestatie.

Zie voorbeeld p.233!

Elke organisatie bepaalt gewoon i.f.v. haar wensen welk soort van indicatoren en/of welke combinaties hiervan haar voorkeur genieten.

Deze trend wordt vooral gestimuleerd door het klassieke, rationele managementperspectief. Het gedragsmatige perspectief heeft geen echte preferenties, maar sluit het belang van input en procesindicatoren niet uit.

Kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren:

Kwantitatieve indicatoren impliceren een numerieke of cijfermatige invulling.

Zie voorbeeld p.234!

Kwalitatieve indicatoren impliceren een niet-numerieke en eerder lettermatige invulling. Let op met mathematische bewerkingen en vooral met de betekenis ervan.

Zie voorbeeld p.235-236!

In statistiek worden kwantitatieve indicatoren geassocieerd met ratio en interval variabelen. Kwalitatieve indicatoren worden geassocieerd met nominale, ordinale en soms intervalvariabelen.

Recente trends binnen het vakgebied management prefereren het gebruik van kwantitatieve indicatoren. Deze trend wordt vooral gestimuleerd door het rationele managementperspectief. Het gedragsmatige perspectief heeft geen voorkeur, maar vindt wel dat niet alle activiteiten kwantificeerbaar zijn.

Stap 3:

Bij de ontwikkeling van indicatoren moet er ook worden geoordeeld over de kwaliteit van de indicatoren (en niet enkel over het soort indicator).

Er zijn diverse criteria (hier sommen we er maar 3 op) om te oordelen of een ontwikkelde indicator kwaliteitsvol is of niet.

De validiteit als criterium: meet de indicator wat hij pretendeert te meten?

Een valide indicator is een indicator die de desbetreffende doelstelling en de hierin vervatte concepten en kernconcepten meet. Het heeft een juiste en volledige dekkingskracht.

Zie voorbeeld p.237!

De betrouwbaarheid als criterium: is de meting voldoende stabiel?

Een betrouwbare indicator is een indicator waarvan de waarde of invulling niet varieert i.f.v. de tijd en/of van de persoon die de meting realiseert. Bij een herhaling van de meting blijft de waarde van de indicator constant of stabiel. Deze indicator is vaak gerelateerd aan het instrument.

Zie voorbeeld p.238!

De (vakspecifieke) erkenning en legitimiteit als criterium: is de indicator acceptabel?

Een erkende en legitieme indicator is zinvol en relevant. Ze verwijst naar het desbetreffende kennisgebied en steunt op de opgebouwde inzichten. Dit alles verwijst naar een referentiekader. De legitimiteit wordt vaak gekoppeld aan publieke organisaties. Het gedragsmatige perspectief prefereert eerder maatwerk i.f.v. de specifieke en complexe noden van de organisatie.

Stap 4:

Formuleer per indicator een norm ofstreefwaarde (min., max., range,…).

Volgens het rationeel managementperspectief leiden de SMART principes automatisch tot de expliciete formulering van normen binnen doelstellingen. Normen hebben een kwantitatief/numeriek of een kwalitatief karakter.

Zie voorbeeld p.239 en p.240!

Instrumenten: informatie en datamanagement

Belangrijk bij prestatiemetingen is het verzamelen van informatie i.f.v. de eerder ontwikkelde indicatoren en normen. Het gericht ontwikkelen en beheren van informatiesystemen i.f.v. deze indicatoren, is datamanagement. Er zijn tal van criteria voor een kwaliteitsvol datamanagement.

• Accurate/actuele en indicator(relevante) informatie
• Tijdig verstrekte informatie (vóór het verstrijken van de in de doelstelling opgenomen tijdsindicatie)
• Eenvoudig en gemakkelijk door de manager te consulteren informatie (geen al te complex informatiesystemen waarbij het onduidelijk is welke informatie bij welke indicator hoort)
• Systematisch bijgehouden informatie (op een consistente en geformaliseerde wijze)
• Efficiënte en kostenbewust beheerde informatie (kosten staan in verhouding tot de opgeleverde en bruikbare informatie voor de indicatoren)

De ontwikkeling en het beheer van informatiesystemen vergt inhoudelijke/functionele kennis en voldoende technische kennis.

Problemen bij het ontwerp en het gebruik van de instrumenten

Er zijn tal van problemen i.v.m. het niet voldoen aan eisen en criteria inzake kwaliteit.