De coördinatie en integratie

** Keuzemogelijkheden

De keuzemogelijkheden hebben betrekking op de omvang en de vorm of soort van de coördinatie. Hier volgen enkele coördinatiemechanismen (vormen of soorten van de coördinatie).

Wederzijdse aanpassingen

Deze berusten op onderlinge afspraken. De afstemming tussen functies en/of werkeenheden wordt geregeld via directe, persoonlijke contacten of overleg (mutual adjustement)

Regels en procedures

De afstemming kan de vorm aannemen van regels en procedures die bepalen wie, wanneer wat moet doen (coördinatie via standaardisatie). Deze regels kunnen impliciet/informeel of expliciet/formeel aanwezig zijn. Regels/procedures kunnen op voorhand (ex ante) of op het ogenblik dat het coördinatieprobleem zich voordoet, worden uitgewerkt.

De regels kunnen betrekking hebben op…

• …de througput van de te coördineren takenpakketten (proces)
• …de output ervan (resultaat)
• …de input ervan (inzet)

Zie voorbeeld p.172!

Directe supervisie

De afstemming of coördinatie tussen functies en/of werkeenheden kan gebeuren via de directe chef of de hiërarchische overste (via de bevelstructuur).

Departementoverschrijdende functies en/of werkeenheden (liaisonmanagers en liaisonafdeling)

De afstemming of coördinatie kan verlopen via afzonderlijke, speciaal in het leven geroepen coördinatiefuncties en/of –werkeenheden (= permanent).

Medewerkers die optreden bij gesignaleerde coördinatieproblemen en/of crisissituaties tussen welbepaalde functies/werkeenheden, hebben verbindingsfuncties of liaison rollen genoemd. Ze hebben dus een centrale contact –of bemiddelingsrol.

De verzameling van dergelijke liaisonmanagers wordt een liaison afdeling genoemd.

Het coördinatiemechanisme van liaison functie wordt ontleend van de krijgswetenschappen.

Tijdelijke werkeenheden

Deze worden gebruikt om tijdelijke coördinatieproblemen op te vangen en bestaan zolang de coördinatienood zich voordoet. Soms vereist een tijdelijk coördinatieprobleem dat er veel verschillende soorten van expertise wordt bijeen gebracht. De tijdelijke werkeenheid of task force zal de vorm aannemen van een multidisciplinair team.

Buffers

De afstemming kan verlopen via materiele of informationele buffers tussen de te coördineren functies/werkeenheden. Deze buffers/tussenvoorraden voorzien de aan elkaar gekoppelde takenpakketten van de nodige spelingsruimte of slack resources waardoor de nood aan een expliciete afstemming wordt getemperd.
Zie voorbeeld p.175!

** Keuzes en overwegingen m.b.t. de coördinatiemechanismen

De keuze betreffende omvang is afhankelijk van overwegingen die eveneens de keuze van het soort van coördinatiemechanisme bepalen. Beide keuzes hangen dus samen. Sommige van deze overwegingen zijn zeer bewust, andere eerder onbewust.

Het klassieke, rationele managementperspectief hecht veel aandacht aan regels, procedures en directe supervisie. Het gedragsmatig perspectief hecht meer belang aan het wederzijds overleg, de liaisonrollen en de tijdelijke teams.

Er zijn verschillende keuzes wat betreft het soort van coördinatiemechanisme.

De mate van onzekerheid

Hieronder verstaan we de mate waarin de aard en de samenstelling van het takenpakket voor de organisatie op voorhand gekend en dus specificeerbaar, voorspelbaar en programmeerbaar is.

Naarmate de taakonzekerheid toeneemt, zal de nood en dus de omvang van de coördinatie-inspanningen toenemen.

De mate van taakinterafhankelijkheid

Hieronder verstaan we de mate waarin functies/werkeenheden bij de realisatie van hun eigen takenpakket afhankelijk zijn van andere functies en/of werkeenheden binnen de organisatie. Naarmate de taakinterafhankelijkheid toeneemt, zal de nood en dus de omvang van de coördinatie-inspanningen toenemen.

Er bestaan verschillende soorten van taakinterafhankelijkheid.

• Pooled taakinterafhankelijkheid
  • De laagste mate van taakinterafhankelijkheid
  • Functies/werkeenheden werken onafhankelijk van elkaar
  • Door deel uit te maken van de organisatie putten ze uit een gemeenschappelijk voorraad middelen en leveren ze elk hun bijdrage aan een gemeenschappelijk product/dienstverlening
• Sequentiële taakinterafhankelijkheid
  • Hogere mate van taakinterafhankelijkheid
  • Functies/werkeenheden werken in een lineair, sequentieel verband
  • De taakrealisatie van een bepaalde functie/werkeenheid vormt een noodzaak
• Wederzijdse taakinterafhankelijkheid
  • Hoogste mate van taakinterafhankelijkheid
  • Functies/werkeenheden werken in een constant en continu intragerend verband
  • De taakrealisatie van eenieders takenpakket is afhankelijk van het ander

De dynamiek binnen takenpakket(ten)

Dit is de mate waarin de samenstelling snel verandert. Hoe groter de dynamiek, hoe groter de nood en dus ook de omvang van de coördinatie-inspanningen.

De aanwezigheid van stringente (prestatie)doelstellingen

Als de organisatie werkt met redelijk strakke organisatiedoelen, dan neemt de druk toe om alle functies/werkeenheden goed op elkaar af te stemmen. De nood aan coördinatie verhoogt.

Wanneer we stil staan bij de mate waarin de omvang wordt gekoppeld aan soorten van coördinatiemechanismen, dan leidt dit tot de volgende verbanden.

• Geen, weinig coördinatie
  • Wederzijdse aanpassing
  • Regels en procedures
  • Directe supervisie
• Een aanzienlijke, toenemende coördinatie
  • Departementoverschrijdende functies/werkeenheden (liaisonrollen)
  • Tijdelijke werkeenheden (task forces, multidisciplinaire teams)
• Zeer veel coördinatie
  • Wederzijdse aanpassing
  • Tijdelijke werkeenheden
  • Buffers