De situatie-analyse

Dit impliceert 2 activiteiten betreffende de toestand van de organisatie en haar omgeving:

• informatie verzamelen
• vervolgens informatie interpreteren of er een betekenis aan toewijzen

Betekenisloze informatie leidt slechts tot stockage of archivering.

Betekenisvolle informatie leidt tot de nodige reacties en dus tot planning.

De situatie-analyse is volgens het rationele, normatieve managementperspectief vrij eenduidig. Het gedragsmatig managementperspectief erkent de verscheidenheid aan mensen en dus ook aan interpretatiemogelijkheden.

Informatie verzamelen

Welke soort van informatie kunnen organisaties verzamelen? (zie ook hfdst.1)

• Volgens tijdsdimensieheeft het soort van informatie betrekking op informatie over…
  • …het heden
  • …de (vermeende) toekomst
• Volgens het voorwerpkan de informatie betrekking hebben op de…
  • …organisatie zelf
  • …externe omgeving

Hoe doen ze dit? Welke technieken en methoden worden gehanteerd?

Het aanbod is zeer groot en divers.

• Vragenlijsten (enquêtes)

Dit bestaat uit open en gesloten vragen.

De kwaliteit van de verkregen informatie wordt bepaald door…

• …de aard van de vraagstelling
• ….het profiel van de respondenten
• …de (statistische) verwerking van de resultaten

In de vakliteratuur wordt dit o.a. bepaald door de…

• …validiteit (meten we via deze vragen wel de dingen die we denken te meten?)
• …betrouwbaarheid (=stabiliteit van de informatie)

• Interviews
  • gestructureerd interview
    • zich baseren op een te overlopen vragenlijst
    • half gestructureerd interview
      • zich baseren op een checklist met de voornaamste aandachtspunten
      • open interview
        • gesprek wordt gedomineerd door de informatieverstrekker i.p.v. de informatieverzamelaar

Er kan individueel of in groep geïnterviewd worden, alsook face-to-face of persoonlijk.

De kwaliteit van de verkregen informatie wordt bepaald door…

• …de wijze waarop de interviews vorm krijgen

• (Partcipatieve) observatie

≠ informatie verkrijgen via vraag-antwoord

= informatie verkrijgen door een bepaald fenomeen/verschijnsel gade te slaan, te beschrijven, te analyseren en te interpreteren

• op afstand
  • informatieverzamelaar neemt niet deel aan het te observeren fenomeen
  • participatief
    • informatieverzamelaar neemt deel aan het fenomeen en is dus een onderdeel van het te beschrijven, te interpreteren verschijnsel

Observaties kunnen met of zonder manipulatie van de informatieverzamelaar gebeuren. Als er manipulatie is, spreken we van een soort experimentele labotoestand.

De kwaliteit van de verkregen informatie wordt bepaald door de…

• …opgedane indrukken die verwerkt worden tot informatie
• …specifieke kenmerken van de gerealiseerde observaties

• Documentanalyses en literatuuronderzoek

Informatie wordt verkregen via de lectuur en de analyse van geschreven documenten, opgesteld door anderen (kan zeer divers zijn) dan de informatieverzamelaar.

De kwaliteit van de verkregen informatie wordt bepaald door…

• …het karakter van de documenten
• …de analyse van de documenten

• Prognoses

= voorspellingen of aannames over de in de toekomst te verwachten fenomenen

Ze kunnen gebaseerd zijn op extrapolaties (= naar de toekomst geprojecteerde en/of doorvertaalde trends uit het verleden).

De gehanteerde technieken zijn de…

• … kwantitatieve technieken(tijdreeksanalyses, regressieanalyses, econometrische modellen,…)
  • de resultaten hiervan worden opgeslagen in diverse documenten en databanken
    • naar de kwantitatieve techniek wordt verwezen in nog andere vakken in het curriculum (wiskunde, statistiek)
    • wordt ook vaak gehanteerd in het klassieke, rationele managementperspectief
    • …kwalitatieve technieken(sneeuwbalinterview, panelgesprek, Delphi methode,…)
      • maakt gebruik van bevoorrechte getuigen of experten (= mensen die omwille van hun ervaring/professionele betrokkenheid/vakkennis geacht worden een betrouwbare toekomstvisie te hebben)
      • de resultaten hiervan worden opgeslagen in diverse publicaties en databanken
        • naar de kwantitatieve techniek wordt verwezen in nog andere vakken in het curriculum (onderzoeksmethodologie)
        • wordt ook vaak gehanteerd in het gedragsmatige managementperspectief

De kwaliteit van prognoses is afhankelijk van de wijze waarop ze worden gegenereerd.

• Scenario-planning

= een bijzondere variant van prognose

= diverse mogelijkheden betreffende toekomstige ontwikkelingen of scenario’s worden naast elkaar geplaatst

De kwaliteit van de scenario’s is afhankelijk van de wijze waarop ze worden geïdentificeerd en uitgewerkt.

Informatie interpreteren … problemen en kansen identificeren

Welke wijzen bestaan er waarop organisaties betekenis toewijzen (= problemen en kansen identificeren)? Daarom doen ze beroep op een aantal technieken en methoden.

• Interpreteren i.f.v. het verleden

= problemen identificeren op basis van een afwijking die zich op een bepaald ogenblik voordeed t.o.v. het verleden

→ neutraal referentiepunt = verleden

• Interpreteren i.f.v. een vooropgestelde norm/plan

= problemen identificeren op basis van afwijkingen t.o.v. een vooropgestelde, gewenste norm

→ neutraal en te halen referentiepunt = dat wat ooit werd vooropgesteld

Het klassieke, rationele managementperspectief maakt bij interpretaties veel gebruik van vooropgestelde normen en plannen.

• Interpreteren i.f.v. de concurrent/een andere organisatie (benchmarking)

= problemen identificeren op basis van een afwijking van concurrentie of een andere organisatie
→ ideaaltypisch referentiepunt = dat wat de concurrentie/andere organisatie doet (wordt niet in vraag gesteld, elke afwijking is een probleem/kans)

Het zich systematisch vergelijken en meten met een concurrentiele of toonaangevende organisatie = benchmarking.

• Interpreteren i.f.v. signalen vanwege derden

= problemen identificeren op basis van een betekenistoewijzing door derden buiten de organisatie

→ het referentiepunt wordt buiten de organisatie geplaatst = extern (niet de organisatie interpreteert, maat wel de anderen zoals klanten, leveranciers, media,…)

Deze interpretatie vindt men ook terug in het managementperspectief van de stakeholdersbenadering.

• Interpreteren i.f.v. de tijdsdruk

= problemen identificeren op basis van een ervaren tijdsdruk (korte of nabij liggende deadlines, negatieve gevolgen bij niet nakomen van de deadline,…)

→ referentiepunt = de nabijheid van een tijdsmoment dat noodzaakt tot actie waarbij de gevolgen van een foutieve reactie negatieve gevolgen hebben

Perceptievorming bij situatie-analyses … een bijzonder aandachtspunt

Diegene die de situatie-analyse realiseert, wordt beïnvloed door de perceptievorming.

Beide deelactiviteiten, informatieverzameling en de interpretatie, verlopen anders.

Het gedragsmatig managementperspectief en de besluitvormingstheorieën besteden aandacht aan perceptievorming.

Perceptievorming verloopt in fasen:

Er zijn filters die doorheen het ganse proces optreden en zo zorgen voor de verschillen in de uiteindelijke perceptie.

• Interne filters … te herleiden tot specifieke kenmerken van het individu
  • De fysieke gesteldheid
    • Beperkingen of handicaps in de zintuiglijke waarnemingen
    • Beperkingen om verregaande nuances te maken en/of scherp te discrimineren in de zintuiglijke waarnemingen
    • Invloeden van medicatie en/of hallucinerende stoffen
    • De persoonlijkheid of het karakter
    • De persoonlijke ambities, doelen en betrachtingen
    • De persoonlijke noden
    • De vorming/het beroep/het vakgebied
    • De intelligentie
    • De vaardigheden
    • De emotionele toestand
    • De ervaringen uit het verleden en/of het stadium in het menselijke leerproces
      • De volledige/gedeeltelijke selectedring van het geheugen en de opgeslagen of gestockeerde informatie
    • De persoonlijke status/positie
      • Binnen de organisatie
      • Binnen de maatschappij of samenleving
• Externe filters … te herleiden tot externe invloeden die inwerken op het individu
  • De aard van de stimulus (informatie)
    • Veel/weinig
    • Groot/klein
    • Bewegend/statisch
    • Nieuw/oud en vertrouwd
    • …
    • De context rondom de stimulus (informatie)
      • Voorgrond/achtergrond
      • De groep waarvan de stimulus een deel uitmaakt
      • Verbale en non-verbale signalen
      • …

Zie voorbeeld p.122!

Het gevolg van deze filters is dat de informatieverstrekkers duidelijk moeten communiceren rondom de verstrekte informatie.

Er wordt aandacht besteedt aan verkeerde perceptievorming in die zin dat er ernstige problemen/vertekeningen ontstaan. Er zijn 4 perceptieproblemen.

• De stereotypering

Dit leidt tot vooroordelen en is gebaseerd op…

• …een generaliserende categorisering of snelle toewijzing van het object/subject aan een groep
• …verwachte of veronderstelde eigenschappen van deze groep

• Het halo-effect

Dit is ook een vooroordeel, alleen is het nu gebaseerd op het isolement en de uitvergroting van 1 kenmerk i.p.v. op het geheel aan kenmerken.

• De perceptieve verdediging

Het gaat om een vooroordeel dat men kost wat kost bevestigd wil zien. Het is dus gebaseerd op een (voor)oordeel dat men al gevormd heeft en waarvoor men de nodige argumenten zoekt.

• De projectie

Dit is gebaseerd op de herkenning van zichzelf in anderen; men oordeelt over zichzelf