Informatie –en communicatiemanagement zijn specialistische managementdomeinen die beiden betrekking hebben op het middel informatie en de hieraan gekoppelde informatiestromen. Informatiemanagement, wat eerder technisch is, richt zich tot de vormgeving en het beheer van de informatiestromen. Communicatiemanagement heeft daarentegen betrekking op een welbepaald doel van informatiestromen, namelijk de communicatie of persoonsgebonden informatie-uitwisseling tussen mensen bewerkstelligen.

18.1 Activiteiten

18.1.1 Informatiemanagement

• Het identificeren van functionele informatienoden
• Het doorvertalen van functionele informatienoden naar technische informatienoden
• Het ontwerpen van informatiesystemen
• Het operationaliseren van informatiesystemen
• Het beveiligen van informatiesystemen
• Het organiseren van de informatiemanagementtaken
• Het opvolgen en aanpassen van het informatiemanagement

18.1.2 Communicatiemanagement

• Het identificeren en typeren van de betrokken mensen (zender, ontvanger, doelpubliek, …)
• Het opstellen en uitwerken van het voorwerp van de communicatie (de boodschap)
• Het kiezen van een communicatiekanaal: het medium
• Het opbouwen van een relatie tussen zender en doelpubliek
• Het organiseren van de communicatiemanagementtaken
• Het opvolgen en desgewenst aanpassen van het communicatiemanagement

19. Technieken, instrumenten, richtlijnen en principes

Elke info/commu-activiteit hanteert zijn eigen technieken, instrumenten, richtlijnen en principes.

19.1 Het identificeren van functionele informatienoden

Om functionele informatienoden te identificeren kan de organisatie een beroep doen op een interne en een externe omgevingsanalyse. Bij de interne omgevingsanalyse kan er gebruik worden gemaakt van de toegevoegde waardeketting. Bij de omgevingsanalyse kan er gebruik gemaakt worden van diverse informatieverzamelingsmethoden –en technieken.

19.2 Het ontwerpen, operationaliseren en beveiligen van informatiesystemen

Het instrumentarium is zeer technisch van aard (IT). Naast de technische richtlijnen, worden er echter ook enkele juridische en ethische principes uiteengezet binnen het management:

• Informatierechten –en plichten: o.a. privacy
• Eigendomsrechten –en plichten: hoe wordt intellectuele eigendom beschermd?
• Aansprakelijkheid: wie is er aansprakelijk indien de rechten worden geschonden?

19.3 Het identificeren en typeren van de betrokken mensen en partijen

Hier wordt grote aandacht aan besteed binnen management, aangezien het feit dat communicatieboodschappen steeds gecodeerd moeten worden door de zender van de informatie en dit kan leiden tot andere interpretaties bij de ontvanger dan de intenties die bedoeld waren. Dit noemt men ruis. De technieken die dit tegengaan zijn grotendeels vergelijkbaar met die van marketingmanagement.

19.4 Het opstellen en uitwerken van de boodschap

Communicatie, dat vaak spreek of schrijftechnisch is, moet ondubbelzinnig, helder en verstaanbaar zijn:

• Kies een welbepaalde stijl conform de doelgroep
• Wees selectief met woorden en kiest de beste passende
• Maak samenhangende alinea’s
• Kies voor bondige, efficiënte boodschappen

Tevens wordt er melding gemaakt van soorten boodschappen:

• De routineboodschap
• De slecht-nieuwsboodschap
• De overredende boodschap
• De zakelijke of informatie boodschap

19.5 Het kiezen van een informatiekanaal

Hieromtrent zijn er verschillende mogelijke communicatiekanalen: e-mail, een brief, …

20. Relevante basisvakgebieden

• Psychologie
• Sociologie
• Economie
• Recht
• Technologie

HRM heeft tot doel om de organisatie te voorzien van een gepast en geschikt personeelsbeleid. Met gepast bedoelen we zowel het noodzakelijk aantal medewerkers (kwantitatief) als de noodzakelijke kennis, kunde en ervaring (kwalitatief).

15.1 Het verschil tussen HRM en personeelsbeleid

Desondanks het feit dat deze termen sterk met elkaar verbonden zijn, is er toch nog een nuanceverschil. Om van HRM (= geïntegreerd personeelsbeleid) te spreken, moet er voldaan zijn aan de volgende voorwaarden:

• Het personeelsbeleid wordt in HRM expliciet gekoppeld aan de strategische bekrachtigen van de organisatie
• Het personeelsbeleid moet intern consistent worden uitgewerkt en samenhangen
• Het personeelsbeleid moet worden uitgewerkt in alle lijnfuncties

15.2 Activiteiten

• Het ontwerp van functies en het in kaart brengen van de vereiste kennis, kunde en vaardigheden om het hieraan gekoppelde takenpakket succesvol te realiseren (functieprofiel of functiebeschrijving)
• Het inventariseren van de kenmerken van het (huidige) personeelsbestand
• Het inventariseren van de toekomstige personeelsbehoeften
• Het aantrekken van voldoende/potentieel geschikte medewerkers voor de invulling van open vacatures (werving)
• Het selecteren van de meest geschikte kandidaten per vacante functie
• Het opleiden en trainen van personeel
• Het beoordelen en evalueren van de geleverde prestaties
• Het belonen of laten afvloeien van het personeel
• Het uitstippelen van een toekomstig loopbaanpad voor het personeel
• Het organiseren van de HRM-taken
• Het opvolgen en bijsturen van het HRM-beleid

15.3 Speciale activiteiten

• De relatie met de vakbonden en de arbeidersverhoudingen (industrial relations)
• De inspraak en betrokkenheid van medewerkers
• Beleid inzake werkomstandigheden (kwaliteit van de arbeid)

16. Technieken, instrumenten, richtlijnen en principes

Elke HRM-activiteit hanteert zijn eigen technieken, instrumenten, richtlijnen en principes.

16.1 Het opstellen van een functiebeschrijving of een functieprofiel

• Een functiebeschrijving brengt in kaart welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden er dienen opgenomen te worden. Tevens wordt de naam van de functie, de senioriteit en het aantal ondergeschikten e.d. aangegeven.
  • Dit is vaak slechts maar een algemeen beeld, vooral voor hoger management: takenpakketomschrijving is anders te groot.
• Een functieprofiel vertaalt de functiebeschrijving in vereiste kennis, kunde en vaardigheden. Deze kunnen worden opgedeeld:
  • Technische vaardigheden: expertise of vakgebonden kennis
  • Socionormatieve vaardigheden: de gedragsmatige vaardigheden en attituden waarover de medewerker dient te beschikken
  • Competenties: direct inzetbare kennis, kunde en vaardigheden (combinatie)

16.2 Het inventariseren van toekomstige personeelsbehoeften

Om de personeelsbehoeften in kaart te brengen kan de organisatie gebruik maken van diverse omgevingsanalyses. Bij de omgevingsanalyses wordt gebruik gemaakt van diverse informatieverzamelingsmethoden – en technieken.

16.3 Het aantrekken van medewerkers of kandidaten

Om medewerkers aan te trekken moet de organisatie een wervingsboodschap opstellen. Deze is grotendeels geïnspireerd op de functiebeschrijving en het functieprofiel. Wel moet de wervingsboodschap voldoende aantrekkelijk zijn. Ze moet voldoen aan de IPM-criteria:

• Heldere en realistische beschrijving van de organisatie + zakelijke beschrijving functie
• Een korte toelichting van de arbeidsvoorwaarden
• Een toelichting van de vereiste kennis en kunde
• Duidelijke instructies over hoe te solliciteren
• Een boodschap conform de lokale omgeving (bv. non-discriminatie)

Naast het opstellen van een wervingsboodschap gaan organisaties op zoek naar geschikte wervingskanalen (tabel 9.1, deze volgt later).

16.4 Het selecteren van de meest geschikte kandidaten

Hiervoor maakt de organisatie gebruik van selectiecriteria. Hiertoe kunnen organisaties verschillende instrumenten gebruiken (tabel 9.2)

Tabel 9.1

Wegens de grootte van deze tabel, worden hier enkel de mogelijke wervingskanalen opgesomd. De voor –en nadelen zijn terug te vinden op p. 374 van het handboek.

Soorten wervingskanalen

• Intern recruteren
• Personeelsadvertenties
• Arbeidsbureaus
• Uitzendorganisaties
• Headhunterbureau’s

Tabel 9.2

Wegens de grootte van deze tabel, worden hier enkel de mogelijke selectie-instrumenten opgesomd. De evaluatie op het gebied van validiteit, betrouwbaarheid en gebruik kan men terugvinden op p. 374-375 van het handboek.

Soorten selectie-instrumenten

• Het sollicitatieformulier
• Schriftelijke kennistesten
• Psychosociale testen
• Mondelinge interviews
• Assesment centre
• Arbeidsproeven

16.5 Opleidingsbeleid

Diverse instrumenten of soorten van opleidingen staan ter beschikking van de organisatie:

• On the job training: leren met vallen & opstaan
• Mentorschap: via persoonlijke begeleiding en coaching
• Interne bedrijfsopleiding: aparte opleiding, intern verzorgd
• Externe opleiding: cursus aan erkende opleidingsinstelling, bv. universiteit
• Zelfstudiepaketten: zelfstudie
• Assessment centres: via gesimuleerde werksituaties met expliciete feedback

16.6 Het beoordelen & belonen van de geleverde prestaties

Er zijn verschillende mogelijkheden waarop de beoordeling kan gebeuren: een directe chef, een 360°-beoordeling (collega op een collega op een collega etc), enz. Er zijn bepaalde criteria waarop een beoordeling moet gebaseerd zijn:

• Geleverde inspanningen, attitudes, … (functioneringsgesprek)
• Geleverde prestaties t.o.v. doelen (prestatiebeoordelingsgesprek)
• Potentiële capaciteiten voor de toekomst (potentieelbeoordelingsgesprek)

Belonen is erg belangrijk (beloningsbeleid) en door de jaren heen is er een diversiteit aan beloningen gecreëerd, wat heeft geleid tot de beloningsmix. Deze bestaat uit:

• Een vast functiegebonden loon: afhankelijk van de plaats in het bedrijf
• Een variabele prestatiegebonden loon
• Een bonus: eenmalig of sporadisch toegekende financiële vergoeding
• Een winstdeling: jaarlijks toegekende financiële vergoeding die rechtstreeks afhankelijk is van het geboekte resultaat van het bedrijf
• Een fringe benefit: materiële beloningsvorm met een duidelijk inschatbare monetaire waarde
• Een intrinsieke beloning: immateriële beloningsvorm zonder monetaire waarde

17. Relevante basisvakgebieden

• Psychologie
• Sociologie
• Economie
• Recht
• Informatie & communicatie